Lotus Notes besteht aus einem System dokumentorientierter Datenbanken, entwickelt vom Jahr 1984 an und heute genutzt von weltweit über einhundert Millionen Menschen. Der Lotus Notes - Nutzer kann sich auf mehrere Funktionen verlassen, schnelle Kommunikationsmöglichkeiten durch eine Diskussionsplattform und gleichzeitige Terminplanung im Kalender mit Aufgabenfunktion.
Lotus Notes bietet die perfekte Arbeitsmöglichkeit auch in Teilen der Erde, die nicht einfach so schnellen Internetzugang ermöglichen. Ebenfalls möglich ist die Arbeit im Offline-Modus. Diese Möglichkeit erweist sich in bestimmten Fällen als fortschrittlich, wenn Businessmenschen von A nach B müssen, das heißt wenn im Flugzeug das Notebook nur eingeschränkt genutzt werden darf.
Lotus Notes beinhaltet Datenbanken, die einen so genannten "artikelförmigen Inhalt" verzeichnen. Hinzu kommt der schnelle Überblick darüber, wie die Mitarbeiter terminlich eingebunden sind und welche Konferenzräume frei sind. Außerdem verfügt Lotus Notes über eine hohe Sicherheit, weil zusätzlich zum Schutz durch Passwort und Benutzernamen noch ein Zertifikat benötigt wird.
Eine besonders gute Form der Unterstützung beim Arbeiten bietet Lotus Notes Helpdesk den Firmen, die eine hohe Kommunikationsrate im Bereich Kundenfragen verzeichnen. Bei der Bewältigung dieser Aufgaben ist es unerlässlich, dass schnell gehandelt wird, um den Kunden zufrieden zu stellen und eine schnelle Bearbeitung von Problemen zu gewährleisten. Im Lotus Notes Helpdesk erfolgt die Auswertung der Probleme und deren Verwaltung. Lotus Notes bietet die Möglichkeit, den "passenden" Mitarbeiter auszuwählen und ihn durch den Anhang der gesamten Korrespondenz schnell zu informieren, damit keine Verzögerungen zustande kommen und keine Missverständnisse entstehen. Dabei kann es auch noch hilfreich sein, durch Kategorisierung die Arbeitsbereiche klar zu definieren und nach der Dringlichkeit vorzugehen.
Eine Grundlage für Workflows ist mit Lotus Notes Workflows geschaffen. Fachleute, denen die Arbeit mit Lotus Notes Workflows bekannt ist, erstellen auch komplizierte Workflows mit Links. Alle vorhandenen Workflows sammeln sich in einer großen Datenbank. Durch die Kommunikation von Workflow-Applikationen und dieser Sammeldatenbank kann man den Status jedes einzelnen Workflows überwachen und sie zu den einzelnen Personen, die an der Bearbeitung beteiligt sind, an die Hand geben. Eine große Umstellung ist dieses System nicht, man kann seine bestehenden Lotus-Notes Anwendungen innerhalb weniger Stunden umstellen lassen und erhält so die Möglichkeit dieser Zusatzfunktionen.